Cómo escanear documentos en una impresora

Escanear documentos físicos y convertirlos en archivos digitales es una práctica común que simplifica el almacenamiento, envío y edición de documentos. En esta guía, exploraremos cómo escanear un documento desde el ordenador y desde un móvil, además de cómo manejar el escaneo a doble cara y los pasos específicos para impresoras de distintas marcas.

Como escanear documentos en una impresora: Escaneo desde el ordenador

Escanear desde el ordenador permite un mayor control sobre la configuración de calidad y formato del archivo digital resultante. Casi todas las impresoras multifunción incluyen un software que facilita el proceso y permite ajustes personalizados.

1. Conexión a la impresora: Asegúrate de que la impresora esté correctamente conectada al ordenador mediante un cable USB o conexión Wi-Fi. Una conexión estable es esencial para que el escáner funcione sin interrupciones.

2. Colocación del documento en el escáner: Coloca el documento boca abajo en el cristal del escáner para que la parte que deseas escanear esté en contacto con el cristal. Si vas a escanear ambas caras, deberás dar la vuelta al documento entre cada escaneo, a menos que la impresora cuente con la función dúplex.

3. Ajuste de configuración en el software de escaneo: Abre el software de escaneo específico de tu impresora (por ejemplo, HP Smart, Epson Scan, o Canon IJ Scan Utility) y selecciona la opción de escanear. Ajusta la resolución y el formato de salida (JPEG o PDF) según tus necesidades. Una mayor resolución proporciona una calidad superior, aunque también aumenta el tiempo de escaneo y el tamaño del archivo.

4. Escaneo y revisión de la vista previa: La mayoría de los programas de escaneo ofrecen una vista previa del documento. Revisa la imagen para asegurarte de que esté alineada y clara, sin partes dobladas ni sombras.

5. Guardar o compartir el documento: Al finalizar el escaneo, puedes guardar el archivo en tu ordenador en el formato deseado o enviarlo directamente por correo electrónico. Esto facilita el flujo de trabajo, ya que puedes compartir el documento de inmediato si es necesario.

Como escanear documentos en una impresora: Escaneo desde el móvil o teléfono celular

Escanear directamente desde un teléfono móvil ofrece flexibilidad y rapidez, sobre todo cuando necesitas digitalizar un documento en tiempo real y no tienes un ordenador a la mano.

1. Descarga de la aplicación: Descarga la aplicación oficial de la impresora en tu dispositivo móvil (HP Smart, Epson iPrint, Canon PRINT o Brother iPrint&Scan). Estas apps suelen estar disponibles para Android e iOS y permiten conectar el móvil con la impresora de manera inalámbrica.

2. Vinculación de la impresora con el móvil: Una vez instalada la app, abre la aplicación y selecciona la opción para añadir impresora. Sigue los pasos para que el móvil detecte la impresora y establezca la conexión.

3. Configuración de la calidad y formato del escaneo: Abre la app, selecciona la impresora conectada y ajusta la resolución y calidad del escaneo según la precisión deseada. Es posible aumentar la resolución para un escaneo de alta calidad, aunque esto también incrementará el tiempo de escaneo.

4. Previsualización y ajustes finales: Antes de escanear, observa la vista previa en la app para ajustar el tamaño y la zona de escaneo. La mayoría de estas aplicaciones permiten cortar la imagen o enfocar en áreas específicas del documento.

5. Guardar o compartir el archivo digitalizado: Al terminar el escaneo, el archivo estará listo para guardarse en el móvil o compartirse directamente desde la aplicación, facilitando el envío inmediato del documento.

Escaneo a doble cara

Escanear documentos a doble cara permite ahorrar papel y es ideal para documentos extensos. Existen dos métodos para escanear a doble cara, dependiendo de si tu impresora tiene función dúplex o no.

• Escaneo manual de doble cara: Si la impresora no tiene función de dúplex, puedes escanear cada cara del documento manualmente.

  1. Coloca el documento en el cristal y escanea la primera cara.
  2. Guarda el archivo o colócalo en una carpeta temporal.
  3. Da la vuelta al documento y escanea la segunda cara, guardando ambas imágenes en el mismo archivo PDF o carpeta.
  4. Usa un editor de PDF para unir ambas caras en un solo archivo.

• Escaneo automático de doble cara (dúplex): Las impresoras con función dúplex escanean ambas caras automáticamente, ahorrando tiempo y esfuerzo.

  1. Coloca el documento en el alimentador de documentos.
  2. Selecciona la opción “Doble cara” en el software de escaneo.
  3. La impresora escaneará ambas caras y guardará el archivo resultante como un PDF en tu carpeta de elección.

Escaneo en impresoras de diferentes marcas

Cada marca de impresoras multifunción tiene su propio software y configuraciones específicas. Aquí te detallamos los pasos para las principales marcas.

Impresoras HP

Para escanear con una impresora HP, descarga la aplicación HP Smart. Esta app permite configurar la resolución, el formato y el almacenamiento del documento. Si es la primera vez que usas HP Smart, deberás crear una cuenta en la plataforma para acceder a todas las funciones.

Impresoras Epson

Para escanear con una impresora Epson, utiliza el software Epson Scan, que viene con configuraciones avanzadas de ajuste de imagen, resolución y formato. Puedes escanear de manera predeterminada o personalizar el proceso, guardando el archivo en JPEG o PDF.

Impresoras Canon

La aplicación IJ Scan Utility es la herramienta de escaneo de las impresoras Canon, y permite seleccionar opciones como el tipo de documento, el modo de color y el tamaño. Ofrece modos como Auto, Document, Photo y Custom, que se adaptan al tipo de archivo que deseas digitalizar.

Impresoras Brother

Para escanear en una impresora Brother, el programa ControlCenter3 permite escanear en formato PDF y ajustar detalles como el brillo, contraste y resolución. Esta aplicación es ideal para quienes necesitan opciones de escaneo avanzadas y guardar archivos en múltiples formatos.